Executive Assistant (Part-Time)

Despre Pleiade

Pleiade reprezintă excelența în domeniul dezvoltării personale și profesionale, promovând o abordare a învățării care echilibrează dezvoltarea de competențe practice cu creșterea conștientizării de sine. Prețuim învățarea continuă și ne asumăm rolul de a ghida oameni și organizații spre următorul lor nivel de conștientizare și manifestare. Ne-am dedicat cultivării unui mediu care onorează parteneriatul de la egal la egal, umanitatea și diversitatea, care promovează integritatea etică și pregătește coachi și lideri dornici să faciliteze creșterea celorlalți, în toate planurile vieții.

Ne angajăm să servim societatea în maniere adaptate viitorului, iar din proiectele noastre pe termen mediu și lung fac parte dezvoltarea unei platforme digitale inovative, integrarea inteligenței artificială în activitatea noastră cotidiană, deschiderea de hub-uri Pleiade dincolo de granițele României, proiecte de voluntariat, cu rol în contribuția activă la creșterea societății.

Limba Pleiade este coaching.

Descrierea Rolului

Suntem în căutarea unui Executive Assistant pentru a se alătura echipei Pleiade într-o poziție majoritar remote. Acest rol implică asistarea conducerii organizației în gestionarea optimă a programelor Pleiade și a relațiilor cu clienții, dezvoltarea și menținerea parteneriatelor strategice, precum și gestionarea eficientă a operațiunilor financiare.

Cerințele și Calificările Necesare

  • Cunoștințe de contabilitate primară (familiaritatea cu software-ul de facturare smartbill și cu principiile de bază financiar-contabile este un plus).
  • Experiență în gestionarea relațiilor cu clienții și alte terțe părți: comunicare directă (email, telefon), monitorizarea contractelor în derulare etc.
  • Cunoștințe de operare în Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) și ușurință în utilizarea / învățarea a diverse aplicații (Zoom, Doodle, Google Drive, Active Campaign etc.)
  • Abilitatea de a lucra în Canva sau alte programe de design sau editare foto / audio / video este un plus.
  • Pasionat de dezvoltare personală și coaching.
  • Prezența fizică la evenimentele majore Pleiade (minim 4-6/an).

Abilități necesare

  • Abilități foarte bune de organizare și atenție la detalii.
  • Atitudine proactivă și orientată către rezultate.
  • Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
  • Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termenele limită.
  • Capacitatea de a lucra eficient într-un mediu remote.
  • Capacitatea de a menține confidențialitatea informațiilor

Responsabilitățile poziției

1. Responsabilități privind clienții și parteneriatele strategice
  • Gestionarea corespondenței organizaționale: Asigurarea programării și coordonării întâlnirilor strategice. Responsabil pentru rezervarea sălilor pentru programele și evenimentele Pleiade.
  • Administrarea contractelor: Redactarea și expedierea contractelor către clienți și parteneri, monitorizând respectarea termenilor și condițiilor convenite.
  • Suport în procesul de acreditare ANC: Asistență în pregătirea și gestionarea documentației necesare pentru procesul de acreditare ANC, inclusiv organizarea sesiunilor de pregătire și coordonarea cu comisiile de examinare.
  • Suport în menținerea acreditărilor ICF: Asistență în redactarea de politici și proceduri solicitate de ICF în vederea menținerii acreditărilor Pleiade.
  • Implicarea în organizarea evenimentelor: Implicare directă și activă în planificarea și organizarea evenimentelor fizice ale Pleiade, inclusiv coordonarea cu partenerii și colaboratorii. Responsabil pentru asigurarea desfășurării reușite a evenimentelor, de la concept până la realizare, în aliniere cu obiectivele Școlii Pleiade.
  • Gestionarea grupurilor de WhatsApp și programări Doodle: Crearea grupurilor de WhatsApp pentru cursurile Pleiade și asigurarea adăugării membrilor noi în Comunitatea Pleiade de pe WhatsApp. Organizarea sesiunilor de mentorat 1:1 prin trimiterea de invitații Doodle.
  • Contribuție la asigurarea unei comunicări eficiente cu comunitatea Pleiade și între membrii acesteia, colectarea feedback-urilor primite și monitorizarea implementării acestora.
2. Responsabilități privind operațiunile financiare
  • Emiterea facturilor și transmiterea acestora către beneficiari.
  • Transmiterea documentelor necesare către contabil.
  • Monitorizarea situației facturilor neîncasate și urmărirea colectării acestora.
  • Verificarea periodică a conturilor 401 (Furnizori) și 411 (Clienți) împreună cu contabilul pentru a asigura acuratețea înregistrărilor.
  • Gestionarea procesului de examinare și acreditare ANC, inclusiv colectarea și emiterea facturilor aferente examenului.

Procedura de Aplicare

Dacă te regăsești în descrierea de mai sus și ești gata să aduci un suflu nou în comunitatea noastră, te invităm să aplici în următorii pași simpli:

1. Apasă butonul de aplicare pentru a fi redirecționat către formularul nostru.

2. Completează formularul Google care se va deschide automat și trimite-l spre noi.

3. Dacă îndeplinești condițiile, te vom contacta pentru a stabili detalii legate de un interviu.